Ustawodawca określa minimalny zakres Wewnętrznej procedury jaki powinien się on w niej znaleźć (art. 50 Ustawy AML). Należy mieć na wadze, że ustawodawca wskazał niezbędne minimum, co nie zabrania Instytucjom obowiązanym na dodatkowe wewnętrzne regulacje.

Co powinna zawierać Wewnętrzna procedura?

Wewnętrzna procedura powinna zawierać między innymi takie elementy jak:

1. określenie czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
2. zasady rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
3. środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;
4. zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
5. zasady przechowywania dokumentów oraz informacji;
6. zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;
7. zasady upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
8. zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
9. zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze;
10. zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy;
11. zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Kto zatwierdza  Wewnętrzną procedurę?

Wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej lub jej aktualizacja, przed wprowadzeniem do jej stosowania, podlega akceptacji przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla. Przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla należy rozumieć m. in. Członków zarządu.

Co grozi za brak Wewnętrznej procedury?

Brak wewnętrznej procedury stanowi tzw. delikt administracyjny będący naruszeniem poprzez niedopełnienie obowiązku wynikającego z przepisów Ustawy AML.

Naruszenie przepisów ustawowych może skutkować nałożeniem kary administracyjnej. Do kar administracyjnych zalicza się:

• publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych;
• nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności;
• cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej;
• zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok;
• kara pieniężna (do ok. 21 mln. zł).

Od każdej decyzji o nałożeniu kary, Instytucji obowiązanej przysługuje środek odwoławczy.

Kancelaria specjalizuje się w obsłudze Instytucji obowiązanych oraz sporządzaniu niezbędnych procedur, w tym szkoleń, pomagając w wdrożeniu niezbędnych regulacji w firmie.