W dniu 25 września 2024 r. weszła w życie ustawa o ochronie sygnalistów. Przepisy zobowiązują firmy i instytucje do wprowadzenia specjalnych procedur zgłaszania nieprawidłowości.
Kim jest Sygnalista?
Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające nieprawidłowości, nadużycia czy działania sprzeczne z obowiązującym prawem. Przyczyniają się oni do zwiększenia transparentności i odpowiedzialności w firmie.
Sygnalistą może być nie tylko pracownik podmiotu, którego zgłoszenie dotyczy, lecz także np. były pracownik, osoba starająca się o pracę w danej jednostce, stażysta, wolontariusz, wspólnik, współpracownik, osoba wykonująca dzieło lub zlecenie na rzecz podmiotu – zarówno wykonawca jak i podwykonawca czy dostawca. W praktyce oznacza to prawie każdą osobę mającą styczność z daną firmą.
Obowiązki firmy
Przedsiębiorstwa mają obowiązek wdrożenia skutecznych mechanizmów ochrony sygnalistów oraz rozwiązań umożliwiających dokonywanie zgłoszeń o nieprawidłowościach. Do podstawowych obowiązków należą:
1. Stworzenie bezpiecznych kanałów komunikacji
Firma powinna udostępnić pracownikom ora inym osobom związnaym z nią anonimowe drogi zgłaszania nieprawidłowości (np. specjalną skrzynkę e-mail, formularz kontaktowy, skrzynka z siedzibie firmy, dedykowaną infolinię).
2. Opracowanie i wdrożenie wewnętrznych procedur
Firma musi sporządzić i wdrożyć procedury postępowania w przypadku zgłaszania nieprawidłowości, obejmujące sposób przyjmowania zgłoszeń, ich weryfikację oraz podejmowania działań naprawczych. Procedura musi zawierać informacje jak pracownik może dokonać zgłoszenia oraz jak będzie prowadzone postępowanie wyjaśniające. procedury powinne być dostępne dla wszystkich pracowników.
3. Ochrona przez represjami
Uprawnienia pracowników
Pracownicy, jako potencjalni sygnaliści posiadają szereg uprawnień mających na celu ich ochronę, m. in.:
1. Zgłaszanie nieprawidłowości
Każdy pracownik ma prawo zgłosić nieprawidłowości jakie ujawnił w firmie bez obawy na represje i konsekwencje.
2. Anonimowość
Pracownik ma prawo zgłosić nieprawidłowości w sposób anonimowy, gwarantujący poufność osoby zgłaszającej.
3. Ochrona przed działaniami odwetowymi
Przepisy gwarantują osobom zgłaszającym nieprawidłowości ochronę przed wszelkimi formami dyskryminacji i represji wynikających z ujawnienia informacji.
4. Informacja zwrotna
Po dokonaniu zgłoszenia o nieprawidłowościach pracownik powinien, na miarę możliwości, otrzymać informację o przebiegu postępowania, o ile nie narusza to zasad poufności.
Co jeśli firma nie wdroży procedur?
Przedsiębiorcy, którzy nie wdrożą wymaganych mechanizmów ochrony sygnalistów lub podejmą działania odwetowe wobec nich narażone są na kary administracyjne – organu nadzoru mogą nałożyć na firmę kary finansowe za niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów. Maksymalna wysokość kary może wynosić do 2 milionów złotych. Wysokość kary jest uzależniona od charakter naruszenia, wielkości firmy oraz innych okoliczności faktycznych.
Ponadto firma narażony jest na utratę reputacji spowodowaną niewłaściwym zarządzaniem i brakiem ochrony sygnalistów i w konsekwencji utrata zaufania klientów i partnerów biznesowych.
Jeśli potrzebujesz pomocy profesjonalnych prawników skontaktuj się z Kancelarią – 787 056 865.
Zajmujemy się obsługą prawną przedsiębiorców oraz pomagamy w prowadzeniu biznesu zgodnie z prawem.
